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Work from Home (WFH) – algumas ferramentas que facilitam o Trabalho a partir de Casa

Como em todas as crises, a situação de pandemia do Covid-19 que vivemos, não obstante o brutal impacto que terá (já está a ter) nas nossas vidas, é também uma oportunidade para novas aprendizagens, aquisição de novas competências mudança, de rotinas, hábitos e adaptação a novas realidades.

Nos últimos dias várias empresas e profissionais viram-se obrigados a sair dos seus locais habituais de trabalho e a cumprirem as recomendações / obrigações de isolamento social e quarentena. Com isto, surge a necessidade de trabalhar á distancia, a partir de casa ou, pelo menos fora dos escritórios e locais habituais de trabalho. Trabalhar á distancia, a partir de casa ou fora do escritório é algo muito comum em alguns países e nalgumas empresas, mas para nós aqui em Cabo Verde é algo muito pouco comum e muitas vezes alvo de alguns preconceitos. Fiz um estágio nos EUA em 2018 e raros eram os dias em que não recebia mensagem de um ou mais elemento da equipa com a sigla WFH (Working from Home). Aliás, muitos foram os dias em que eu era o único elemento da equipa a trabalhar no escritório. E, curiosamente, a decisão de trabalhar a partir de casa surgia na maioria das vezes quando a agenda do dia parecia mais exigente. Acabei por ganhar o hábito de trabalhar a partir de casa e confesso que a experiência tem confirmado o aumento de produtividade, motivação e resultados.

Obviamente que a realidade cabo-verdiana é diferente e vários são os constrangimentos que quem decide trabalhar a partir de casa tem de enfrentar. Falando da minha experiência, o primeiro constrangimento tem a ver com a internet. Os custos da internet são muito elevados em Cabo Verde o que faz com que muitas pessoas não têm internet em casa. A solução é partilhar internet do telemóvel e aqui, para além dos custos, surge o problema de cobertura da rede que é muito fraca em muito locais. Outro constrangimento tem a ver com fatores que podem dificultar a concentração e a privacidade, principalmente para quem vive em espaço pequeno e tem criança(s) em casa (como é o meu caso) e precisa de comunicar com frequência, inclusive por videoconferência. Há quem aponte a falta de equipamentos como computador, tablet, meios de comunicação, entre outros.

No entanto, como já tinha dito antes, a minha experiência de Trabalhar a partir de Casa (TapdC) tem sido muito positiva com claros ganhos ao nível da produtividade, da motivação e dos resultados. Os constrangimentos acima mencionados são ultrapassáveis. Primeiramente dizer que trabalhar utilizando o seu próprio dispositivo (computador portátil, tablet, telemóvel) é muito mais vantajoso (um dia deste vou escrever sobre isto, Bring Your Own Device – BYOD). Aliás, a tendência atualmente é para as empresas disponibilizarem estes equipamentos aos colaboradores, em vez de terem computadores de mesa nos seus escritórios. Eu utilizo o meu computador pessoal e meu telemóvel.

Ter criança em casa é realmente um grande constrangimento. As crianças, sobretudo as em idade pré-escolar, querem sempre a tua atenção toda para elas e estão sempre a pedir ou a reclamar alguma coisa. Eu tenho um filho de 2 anos e o que faço é dar-lhe sempre atenção, explicar-lhe que estou a trabalhar e tentar manter-lhe sempre ocupado com alguma coisa. Ele fica muito contente e entusiasmado a ‘trabalhar’ juntamente com o pai e é uma boa oportunidade de ensiná-lo e motivá-lo a fazer alguma coisa. Tendo ele perto de mim fortalece a relação pai/filho e deixa-me mais tranquilo por saber que ele está bem.

A fraca conectividade e limitação de internet é também um constrangimento, mas por outro lado pode ser uma vantagem. Aquilo que eu faço é partilhar a internet do meu telemóvel para o computador, fazendo isto apenas quando a internet é imprescindível para o trabalho que estou a desenvolver (consultar e enviar emails, envio e leitura de mensagens, partilhar e aceder a documentos, pesquisas, etc.). Isto contribui para a redução do tempo perdido com os vários fatores de distração disponíveis online, incluindo utilização desnecessária das redes sociais.

Eu utilizo um conjunto de ferramentas, quase todos gratuitos, que permitem o trabalho em equipa e colaborativo, envio de mensagens, partilha de tarefas, documentos e arquivos, manter canais contínuos e eficazes de comunicação, fazer reuniões e encontros á distancia e ainda manter o controle e fazer o seguimento do cumprimento de tarefas e andamento dos projetos. Deixo aqui algumas ferramentas, que eu utilizo para facilitar o trabalho a partir de casa:

»Google Drive – para armazenamento e partilha de documentos, ficheiros e trabalhos, ficando disponível online para qualquer pessoa (autorizada) consultar, editar e comentar a partir de qualquer dispositivo ligado á internet. Existem outras opções como o Dropbox ou o iCloud para o mesmo fim.

»Google Docs, Sheets, Slides, Forms – pode ser utilizado para criar e editar documentos, folhas de cálculo, apresentações e formulários que podem ser depois guardados e/ou partilhados em formato Word, Excel, PowerPoint, etc. Tem praticamente as mesmas funções que o pacote Microsoft Office, só que online e acessíveis através de um browser.

Estas duas ferramentas são muito boas para o trabalho colaborativo e em equipa.

»Google Calendar – permite a organização da agenda e das tarefas de forma a planear melhor os trabalhos e emite também notificações e alertas para reuniões, compromissos e tarefas.

»Zoom Meetings – para reuniões online e videoconferência com diversos usuários ao mesmo tempo, evitando confusões em informações e mantendo todos a par das informações essenciais. Para quem já tem conta Gmail, o Google Hangouts é uma plataforma de comunicação que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, entre outros. Isto para além do Skype, GoToMeetings, entre outros.

»Slack – para as empresas que querem organizar as conversas, este aplicativo permite que as conversas sejam separadas por assuntos e divididas em grupos de determinadas pessoas. Nesses grupos é possível abrir um chat separado em cima de qualquer mensagem para debates entre uma ou mais pessoas para que dúvidas sejam sanadas.

Todas estas ferramentas podem ser encontradas facilmente, através de uma pesquisa no google e são gratuitas, ou pelo menos têm uma versão gratuita, tendo o usuário a opção de adquirir versões pagas, com mais funcionalidades e capacidades, em caso de necessidade.

Eu utilizo outras ferramentas, para outros fins mais específicos, como Trello, Microsoft Azure e Runrun It, que não vou aqui descrever, mas que caso alguém tiver interesse posso disponibilizar mais informações. Existem obviamente inúmeras outras ferramentas, para a realização das mesmas tarefas dos acima mencionados e que podem também ser encontradas através de uma simples pesquisa.

Mais do que uma obrigatoriedade do momento, TapdC pode ser uma boa opção com inúmeras vantagens e que pode transformar a nossa sociedade. A título de exemplo: uma grávida nas ultimas semanas de gestação, não será muito mais confortável para ela TapdC? A mãe de um bebé em período de amamentação, não será melhor TapdC, ao invés de deslocar de 2 em 2 horas para amamentar o filho? E o pai? Não será melhor TapdC de forma a acompanhar mais de perto o filho e ‘ajudar’ a mãe?
Exemplifiquei com estas situações mais flagrantes, mas são inúmeras as situações em TapdC faz todo o sentido e espero que este momento difícil que vivemos hoje possa servir para mostrar isto, aos trabalhadores e, sobretudo aos gestores/patrões.

Trabalhe a partir de casa, siga todas as recomendações das autoridades. Mantenha-te protegido, proteja a tua familia e a tua comunidade.

Samir Da Cruz Silva

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